Jak przygotować dokumenty dla księgowej?

Prowadząc własne biuro rachunkowe w Łodzi czy też w Tomaszowie Mazowieckim, spotykam się z różnymi Klientami. Niektórzy potrafią zaskoczyć mnie swoim zaangażowaniem w stwarzanie swojej firmy na prawdę na wysokim poziomie, inni zaskakują mnie orientacją w przepisach podatkowych, jeszcze inni potrafią bardzo dokładnie powiedzieć czego oczekują ode mnie ale nie wiedzą jak to działa od podszewki. Cierpliwie tłumacząc wszystkim Zainteresowanym jak wygląda prowadzenie działalności gospodarczej i z czym to się je, zaczynam współpracę z większością osób które były u mnie na rozmowie.

PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DLA KSIĘGOWEJ

Po opisaniu przeze mnie wszystkiego co ja muszę przygotować, zrobić i gdzie zgłosić Klienta aby terminy były zachowane i dopięte na ostatni guzik, zaczynają się obowiązki Klienta. I tutaj zaczynają się schody bo wiele osób, zarówno tych którzy są na początku swojej kariery z własną działalnością gospodarczą, jak i tych którzy prowadzą ją już jakiś czas, zapomina co właściwie powinni dostarczyć do mnie, czego ja od nich chce a najważniejsze jak się zorganizować i to ogarnąć żeby o niczym nie zapomnieć.

Okazało się że to wcale nie takie oczywiste jakby mogło się wydawać!

Otrzymuje masę informacji, które uważam że zajmują zarówno mój jak i Wasz czas, Drodzy Klienci. Dlatego też zdecydowałam się na ten artykuł.

Co ja właściwie chce od Was na początku każdego miesiąca? I jak o niczym nie zapomnieć. Poniżej znajdziecie 3 cenne rady jakimi trzeba się kierować (wg mnie) aby mieć porządek w papierach i spokojną głowę.

Po pierwsze – ZUS!

Każdy Klient powinien wysłać do mnie minimum 3 maile. Na początku miesiąca, powinnam otrzymać od Was informację na temat zusu – informację taką jak: byłem na zwolnieniu, byłem w szpitalu, jestem w ciąży, urodziło mi się dziecko czy zrezygnowałem z etatu. To ważne z punktu widzenia wysokości składek ZUS dlatego też proponuje pierwszego dnia miesiąca wysyłać do mnie taką też informację. Jeśli cały miesiąc pracowałeś, nic się nie zmieniło, nie musisz nic pisać 🙂 Składka ZUS się nie zmieni (z wyjątkiem przełomu roku), a więc wystarczy że wyślesz mi potwierdzenie zapłaty składek za miesiąc i już 😉 Głowa spokojna 🙂

 

Po drugie – podatki!

I tu największa bolączka osób które są niezorganizowane! Proponuje po pierwsze przygotować sobie miejsce gdzie będziesz trzymał wszystkie dokumenty związane z firmą – może to być teczka, schowek w samochodzie czy parapet. Ważne abyś wyrobił sobie nawyk że przychodzisz do domu/samochodu/biura z dokumentem dotyczącym Twojej firmy i odkładasz go w jedno miejsce! I już masz połowę sukces za sobą! I połowę pracy bo nie biegasz później i nie szukasz dokumentów. Nie znajdują się one w gardle psa, koszu na śmieci czy innym dziwnym miejscu (choć faktury z rysunkami dzieci są słodkie :)).

Do 5-7 dnia miesiąca musisz mi dostarczyć dokumenty. Nie na zasadzie że to co zdążysz złapać to rzucisz mi na biurko i masz sprawę załatwioną! O nie! Dokumenty należy przejrzeć, wziąć wyciąg bankowy z konta prywatnego/firmowego i porównać czy wszystko się zgadza czy nie. Tylko musisz konsekwentnie sprawdzić czy wszystkie dokumenty są na swoim miejscu. Zaoszczędza to czas zarówno Tobie jak i Mi bo nie piszę piętnastu maili z prośbą o dokumenty! Najlepiej posegregować sobie dokumenty:

moja sprzedaż, moje koszty, inne dokumenty księgowe (polisy, noty obciążeniowe, amortyzacja, etc), rachunek bankowy, raport kasowy. Jeśli wszystko tu jest odhaczone, masz sprawę z głowy i czekasz !

Po trzecie – zapłata

Ostatnia część miesiąca dla Ciebie to z jednej strony najgorsza a z drugiej strony najlepszy etap bo: musisz już tylko zapłacić za podatki i przesłać mi potwierdzenie zapłaty tego podatku. Jeśli nie wychodzi podatek do zapłaty, wtedy też nie musisz do mnie już nic pisać 😉 Jesteś wolny do kolejnego miesiąca 😉

 

Możesz spędzać czas, możesz pracować, szaleć czy co tam masz ochotę robić w danej chwili. Najważniejsze aby od pierwszego kolejnego miesiąca, zacząć znów wysyłać do mnie, 3 maile w ciągu miesiąca.

Miłego dnia!

Zobacz usługi księgowe w Łodzi.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *