Na początku roku 2019, udostępniłam tekst na wesoło o tym co robi księgowa. Dziś całkiem na poważnie chce wam przybliżyć to z czym codziennie muszę się zmagać. Osoby które mają poczucie że księgowa gada przez telefon i pije kawę ma w zupełności rację ! Ale po kolei…
Ile razy wchodząc do biura rachunkowego widzieliście Panią za biurkiem, ze skwaszoną miną, z telefonem albo kubkiem w ręku, patrzącą spode łba na Was?
To stereotypowy obraz księgowej której się nie chce, to księgowa z czasów PRL, której wszystko się należy.
Dzień pracy z życia księgowej i biura rachunkowego
Obecnie księgowe są dużo bardziej otwarte na klientów i ich wymagania. Otóż opiszę Wam mój dzień pracy:
wchodzę do biura, rozpakowuję laptopa i segregator z dokumentami przyniesionym z domu, po nocnym sprawdzaniu i zasiadam za biurkiem. W międzyczasie włączam wodę na herbatę. Po uruchomieniu programu księgowego, odpalam maila i mam pierwszy zawał! W ciągu jakiś 12h dostaje od moich klientów, potencjalnych klientów codziennie ok. 70 maili więc je przeglądam, sprawdzam które są pilne, mniej pilnie i mogące poczekać. Zajmuje mi to ok. Godzinę. Codziennie ktoś chce na już/ na wczoraj itp. Więc średnio zajmuje mi to kolejną godzinę w ciągu dnia! To skan dokumentów, to wydruk z księgi, a to zaświadczenie do zusu, wyliczenie podatku od umowy zlecenie a z umowy o pracę, symulacja kosztowa, dokumenty do banków, dokumenty do pracowników. Średnio w ciągu dnia ok. 1-1,5h zajmują mi spotkania z moimi klientami – osobiście, telefonicznie, facebookowo. Więc zostaje mi do pracy tylko 4,5- 5h. Może wam się wydawać że przecież to dużo ale dla mnie to mega mało czasu. Zaczynam od drukowania dokumentów (za cały miesiąc wydrukowanie wszystkich faktur od klientów zajmuje mi ok. 1H codziennie przez 20 dni!). Potem zajmuje się segregacją dokumentów – sprawdzaniem poprawności wystawionych fv, poprawności danych, dat, zakresu fv (czy wystawiona FV jest zgodna z PKD prowadzonej przez firmy klienta). Potem następuje księgowanie – z całego dnia pracy zostają mi już 3,5h do ustawowych ośmiu godzin pracy. Wprowadzam dokumenty do systemu księgowego i następuje magiczne uff! Już prawie skończone, ale wtedy też sprawdzam faktury po raz drugi pod kątem merytorycznym, formalno – rachunkowym. Sprawdzam jakich dokumentów mi brakuje i wysyłam maila do klienta z informacją. Zostało mi tylko 2,5h. Czekając na odpowiedź od klienta, zajmuje sie kolejnym klientem. Segreguje dokumenty itp. Odpowiedź na mojego maila zazwyczaj przychodzi na następny dzień. W pozostałym czasie księguje, wysyłam zusy, robię listy płac, przygotowuje dokumenty, wysyłam faktury, wystawiam faktury dla klientów, wysyłam przypominajki o zapłacie zusów, podatków, wysyłam deklaracje VAT, JPK, drukuje rejestry sprzedaży, rejestry zakupów, deklaracje VAT, JPK, UPO, prowadzę ewidencje wyposażenia i ewidencje środków trwałych. I po 8-9h udaje się do domu. Wieczorem, ok. Godziny 20-21 siadam do komputera i sprawdzam co dzisiejszego dnia udało mi się zrobić, co muszę przesunąć, sprawdzam swój plan jaki udało mi się zrealizować. W między czasie wypada kontrola skarbowa, sprawa do załatwienia w Zusie osobiście czy w PUPie.
Więc rzeczywiście siedzę w biurze rachunkowym w Łodzi i pije kawkę 😉
Autor:
specjalista ds. Księgowości
Karolina Kaczmarek