Nota księgowa

Kolejnym podstawowym pojęciem które powinien znać każdy przedsiębiorca, zarówno mały jak i duży, jest pojęcie noty księgowej z którą może spotkać się każdy z nas. Nota księgowa to nic innego jak uniwersalny dokument księgowy. Jest wystawiany przez organizacje pozarządowe bądź też w przypadku rozliczeń pomiędzy kontrahentami w przypadku gdy mamy zamiar obciążyć karą umowną bądź odsetkami za nieterminową wpłatę należności.

Ważnym momentem wystawienia noty księgowej jest czas, ponieważ nie zawsze może ona być wystawiona. Dokument taki może być wystawiony w celu:

• obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenia karą umowną z tytułu niewywiązania się z warunków umowy
• uznanie wierzyciela odszkodowaniem bądź odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań
• sprostowania operacji niezwiązanych z podatkiem VAT (np. Błędów popełnionych w innej nocie czy rachunku własnym).
• Obciążenia należnościami pracowników z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki

Może Cię zaciekawić: Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Jakie elementy powinna zawierać nota księgowa?

Każda nota księgowa powinna zawierać pewne elementy tak aby była notą. Według przepisów prawa, nie ma określonego wzoru jednakże musi mieć ona podstawę zapisów do ksiąg rachunkowych a tym samym nota musi spełniać warunki określone w Ustawie o rachunkowości – art. 21 który stanowi że :

• określenie rodzaju dowodu i jego numer (np. Nota księgowa uznaniowa/ociążeniowa nr…)
•  określenie stron noty (Wystawca wraz z adresem, Odbiorca wraz z adresem)
•  opis operacji oraz jej wartość (np. Kara umowna za niedotrzymanie warunków umowy nr 1/2019 – 200 zł)
•  datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony z inną datą – datę sporządzenia dowodu
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja na kontach, tak aby saldo księgowe było zgodne) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (najczęściej jest to podpis księgowego)

Z ważnych informacji to nota księgowa nie musi posiadać podpisu odbiorcy, ale musi posiadać podpis wystawcy. Zawsze tworzymy ją w dwóch egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje Odbiorca, kopia zostaje u wystawcy.

Jeśli potrzebujesz pomocy z notami księgowymi zgłoś się do nas: https://goodtax.pl/uslugi-ksiegowe-lodz/!